Los cargos directivos de un club rotario

Rotary International (RI) funciona con una idea sencilla: cada club tiene libertad para trabajar a su manera, pero todos siguen las mismas reglas básicas en todo el mundo. Esas reglas están en dos documentos principales: los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios. Gracias a ellos, miles de clubes en distintos países funcionan de forma parecida.

El corazón de cada club es su Junta Directiva: las personas que dirigen, administran y responden por el club. De que trabajen bien en equipo depende casi todo: que el club conserve y sume socios, que haga buenos proyectos de servicio en la comunidad y que apoye a La Fundación Rotaria.

Los cargos más importantes son cuatro: la presidencia, la vicepresidencia, la secretaría y la tesorería. A ellos se suma, sobre todo en los clubes grandes, una figura más nueva: la secretaría ejecutiva, que mezcla el trabajo voluntario con el trabajo profesional pagado.

Todos estos cargos duran un solo «año rotario», que va del 1 de julio al 30 de junio del año siguiente. Esto se hace por dos razones: para que siempre entren líderes nuevos con ideas frescas, y para que nadie acumule demasiado poder. La parte difícil es que, al cambiar cada año, hay que preparar bien el relevo y traspasar la información para que el club no pierda el ritmo.

En esta guía explicamos, en palabras sencillas, qué hace cada cargo. También aclaramos una confusión muy común: la diferencia entre el secretario del club (un cargo oficial) y el secretario ejecutivo (un apoyo administrativo que sí puede cobrar un sueldo).

El presidente es la máxima autoridad del club y su cara visible ante la comunidad. Pero su papel va mucho más allá de aparecer en los actos: dirige la estrategia, motiva a los socios, resuelve conflictos y se asegura de que las metas del club vayan en la misma línea que las de Rotary International. Es quien coordina la Junta Directiva y el responsable final de que se cumplan las reglas.

2.1. El año empieza antes de empezar

El trabajo del presidente no arranca el 1 de julio: se prepara con bastante anticipación. Las reglas piden que quien vaya a presidir haya estado antes en la Junta o haya dirigido algún comité importante, para que conozca bien cómo funciona el club.

Durante el año en que es «presidente electo» (ya elegido, pero todavía no en el cargo), debe estudiar a fondo el club: sus fortalezas, sus debilidades, sus oportunidades y sus riesgos. Para esto se apoya en herramientas como la Encuesta sobre la salud del club.

Con esa información fija las metas del año, que deben quedar registradas en la plataforma Rotary Club Central antes de que empiece el año rotario. Las metas no se inventan: se basan en datos como cuántos socios nuevos se esperan, cuánto se piensa donar al Fondo Anual y a PolioPlus de La Fundación Rotaria, cuántas horas de voluntariado se harán y qué proyectos de servicio se llevarán a cabo. Durante el año, el presidente vigila esos números y anima a los jefes de comité a cumplir, ajustando el plan si hace falta.

2.2. Reuniones y nombramientos

El presidente debe dirigir todas las reuniones: las semanales del club, las asambleas y, muy importante, las de la Junta Directiva. Para esto necesita saber conducir una reunión, manejar bien el tiempo y lograr que los encuentros sean interesantes, dinámicos y agradables, tanto para los socios como para los posibles nuevos miembros.

También le toca nombrar a los directores y a los miembros de los comités del club: Membresía, Proyectos de Servicio, La Fundación Rotaria, Imagen Pública y Administración del Club. Elegir bien a estas personas marca buena parte del éxito del año. Además, el presidente forma parte de todos los comités de manera automática (lo que se llama ser miembro de oficio), con los mismos derechos que cualquier otro integrante, para tener una visión completa del club.

2.3. Dinero, buen gobierno y protección de los jóvenes

Aunque es el tesorero quien lleva las cuentas del día a día, la responsabilidad final sobre el manejo del dinero es del presidente. Él debe supervisar que se prepare el presupuesto anual junto con la Junta y que se lleven cuentas claras y ordenadas. Al cerrar el año, debe procurar una revisión financiera independiente o una auditoría externa, para que todo sea transparente ante los socios y las autoridades.

Hay un tema especialmente delicado que el presidente debe vigilar de cerca: la protección de los jóvenes y de las personas vulnerables. Rotary exige cumplir al pie de la letra su Declaración de normas sobre las actividades para la juventud. Si el club organiza programas con menores —como el Intercambio de Jóvenes, los clubes Interact o los seminarios de liderazgo RYLA—, el presidente debe asegurarse de que existan medidas de protección: revisar los antecedentes de los voluntarios, exigir las capacitaciones obligatorias y garantizar un ambiente seguro, libre de cualquier abuso físico, sexual o emocional.

2.4. Conexión con el distrito, capacitación y entrega del cargo

El presidente no trabaja solo: está conectado con el distrito rotario. Debe colaborar de cerca con el Gobernador del Distrito y con el Asistente del Gobernador, preparar la visita oficial del gobernador y participar en proyectos que abarquen varios clubes.

Antes de asumir, es obligatorio que asista al Seminario de Capacitación para Presidentes Electos (conocido como PETS, por sus siglas en inglés) y a la Asamblea Distrital de Capacitación. La regla es tan estricta que, si falta sin justificación a estos seminarios, no puede asumir el cargo de manera oficial. Al terminar su año, debe entregar un informe completo sobre cómo quedó el club y coordinar un relevo ordenado con la nueva directiva. Después pasa a ser ex presidente inmediato (Past President), un papel que sigue siendo útil porque aporta memoria y experiencia a la Junta.

En el reglamento, la vicepresidencia es un cargo flexible. En teoría tiene una sola función, pero en la práctica ha pasado de ser un simple «suplente» a convertirse en un apoyo clave para el presidente.

3.1. Qué dice el reglamento y la línea de sucesión

Según el reglamento (Artículo 4, Sección 4), la función principal y obligatoria del vicepresidente es dirigir las reuniones del club y de la Junta cuando el presidente no puede estar. Así, el club nunca se queda sin quien lo dirija.

El vicepresidente también es importante en la «línea de sucesión». Si el presidente deja el cargo de forma definitiva (por salud, mudanza o destitución), por lo general el vicepresidente toma las riendas hasta que termine el año rotario. Y si quedaran vacíos a la vez los cargos de presidente y vicepresidente —algo poco común, pero previsto—, la Junta debe elegir entre sus miembros a un nuevo presidente para que el club no se quede sin gobierno.

3.2. De suplente a socio de gestión

Aunque el reglamento parece limitar al vicepresidente a «cubrir ausencias», en los clubes que funcionan bien se le da mucho más que hacer. El trabajo del presidente moderno es enorme, y nada impide que delegue tareas importantes en el vicepresidente.

En muchos clubes, el vicepresidente termina actuando casi como un «director de operaciones»: supervisa ciertos comités, resuelve conflictos pequeños, coordina reuniones de planificación o dirige campañas para recaudar fondos.

Además, es muy común que el vicepresidente sea, al mismo tiempo, el «presidente electo» (la persona ya elegida para el año siguiente). Esto es una jugada muy inteligente: al involucrarlo desde ya en el manejo del club, en la relación con La Fundación Rotaria y en las finanzas, el cambio de mando del 1 de julio se da sin sobresaltos, porque el nuevo presidente ya sabe cómo funciona todo.

Si el presidente marca el rumbo, el secretario es el motor que mantiene todo en orden y al día. Es quien se asegura de que el club cumpla las reglas y esté siempre bien sincronizado con Rotary International. Su trabajo es de los más constantes y exigentes: requiere datos precisos y respetar los plazos al pie de la letra.

4.1. Manejo de los socios y su efecto en el dinero

La tarea principal del secretario es mantener actualizada la lista de socios en la base de datos central (Mi Rotary) o en plataformas compatibles como ClubRunner. Rotary reconoce dos tipos de socios: los activos (con todos los derechos, obligaciones de pago y derecho a voto) y los honorarios (que no pagan cuotas a RI, no votan y no pueden ocupar cargos directivos).

El secretario debe reportar, en un plazo máximo de 30 días, cualquier cambio: un socio nuevo, una baja o un cambio en los datos de contacto.

Esto no es un detalle menor, porque tiene consecuencias económicas serias. Dos veces al año (a mediados de enero y mediados de julio), Rotary International envía la «factura del club», y la calcula según el número de socios registrados al 1 de enero y al 1 de julio. Si el secretario se descuida y no da de baja a tiempo a un socio que ya no está o que no paga, el club tendrá que pagar igual la cuota de esa persona, sacando el dinero de sus propias cuentas.

Hay otra fecha clave: en el primer trimestre del año, y a más tardar el 1 de febrero, el secretario debe informar oficialmente a Rotary quiénes formarán la nueva Junta Directiva que asumirá en julio.

4.2. Control de asistencia

La asistencia siempre ha sido un pilar del compromiso en Rotary, y el secretario es quien la controla. Aunque con los años las reglas se han vuelto más flexibles, sigue siendo él quien la mide e informa.

Las reglas piden que un socio activo asista (o «reponga» su falta) al menos al 50 % de las reuniones del semestre, o que participe al menos 12 horas por semestre en proyectos y actividades del club, o una mezcla de ambas cosas. El secretario aplica reglas detalladas para compensar ausencias. Por ejemplo, puede dar «crédito de asistencia» a un socio que faltó a su reunión si, dentro de los 14 días antes o después, asiste al menos al 60 % de la reunión de otro club rotario, participa en un proyecto de servicio, va a una reunión de un club Rotaract o Interact, o asiste a una asamblea distrital.

También existen excepciones que el secretario debe registrar. Una es la «Regla del 85»: si la edad de un socio más sus años en Rotary suman 85 o más, la Junta puede liberarlo de la obligación de asistir. Otra excepción aplica a quienes ocupan un cargo en RI. Además, al hacer las cuentas, el secretario no cuenta las reuniones que la Junta haya cancelado por causas de fuerza mayor, como desastres naturales, epidemias o conflictos armados que pongan en peligro a los socios.

Una vez hechos estos cálculos (que pueden ser bastante complicados), el secretario debe enviar el informe mensual de asistencia al Gobernador del Distrito dentro de los 15 días siguientes a la última reunión del mes.

4.3. Actas y cuidado del archivo del club

Igual que el secretario de actas de cualquier organización, el secretario rotario cuida que las decisiones del club queden bien registradas. Debe tomar actas detalladas de todas las asambleas, reuniones de comités y, sobre todo, de las sesiones de la Junta Directiva. Esas actas son documentos con valor legal: dejan constancia de los presupuestos aprobados, las bajas de socios por falta de pago, los cambios al reglamento y las decisiones oficiales del club. Deben estar disponibles para los socios dentro de los 30 días siguientes a cada reunión.

El secretario es también el centro de comunicación del club. Maneja la correspondencia que entra y sale, envía las convocatorias oficiales para las elecciones (respetando los plazos legales, como el aviso de 21 días para proponer cambios de nombre o de sede) y guarda —en papel o en digital— los documentos importantes del club: la solicitud original de ingreso a RI, la carta constitutiva (Charter) con los socios fundadores, los contratos del lugar de reunión y las pólizas de seguro. Al final del año, junto con el presidente, reúne todo el trabajo en un informe anual.

4.4. Elecciones y credenciales

El secretario también actúa como una especie de «oficial electoral» del club. Antes de las convenciones internacionales, coordina la elección de los delegados. Cada club, sin importar su tamaño, tiene derecho a nombrar al menos un delegado para votar en el congreso o la conferencia del distrito; y mientras más socios activos tenga, más delegados le corresponden.

El secretario es la única persona del club autorizada para redactar, firmar y emitir el «Certificado de Credenciales», el documento que acredita al delegado ante el comité de credenciales del distrito o de la convención mundial. Si ningún socio puede asistir, el secretario —con permiso previo del gobernador— puede ceder los votos del club a un representante (lo que se llama voto por poder o proxy), para que la voz del club no se pierda en las decisiones importantes.

A medida que los clubes crecen y se vuelven más complejos —sobre todo los más grandes, con cientos de socios o con fundaciones propias—, cargar todo el trabajo administrativo sobre un solo secretario voluntario se vuelve imposible y suele causar agotamiento. Para resolver esto, Rotary permite la figura del Secretario Ejecutivo (o Director Ejecutivo) del club.

5.1. Qué hace y cómo se diferencia

El Secretario Ejecutivo se encarga de todas las tareas logísticas, técnicas y administrativas del día a día. Al quitarle ese peso al secretario oficial y al presidente, estos pueden concentrarse en lo más importante: conservar socios, diseñar buenos proyectos y cuidar la imagen del club. En pocas palabras: la Junta Directiva decide las políticas, y el secretario ejecutivo las pone en práctica.

En la práctica, el Secretario Ejecutivo se vuelve el centro logístico del club. Sus tareas pueden incluir:

• Organización de las reuniones: hacer las reservaciones, acordar los menús con los proveedores, asegurarse de que funcionen los equipos (proyectores, micrófonos) y cuidar los objetos propios de Rotary (la campana, el mazo, los estandartes y los gafetes de los socios).
• Comunicación interna: reunir la información de los comités para armar y enviar el boletín semanal, y manejar invitaciones, correos masivos, recordatorios de pago, la página web y las redes sociales.
• Manejo de las plataformas: operar los sistemas del club (como ClubRunner o DACdb) y mantener los datos sincronizados con Rotary International.
• Apoyo con documentos: ayudar a redactar borradores de actas, reunir los informes de asistencia y recibir a invitados y visitantes en la mesa de registro.

5.2. La excepción del sueldo y su impacto social

Una de las reglas más estrictas y antiguas de Rotary es que el servicio rotario es voluntario. El Artículo 7 de los estatutos lo dice con claridad: ningún miembro de la directiva (presidente, secretario, tesorero, etc.) puede cobrar sueldo ni honorarios por su trabajo.

Esto permite que el club firme un contrato laboral, fije metas de desempeño y exija un servicio administrativo constante. Al ser un puesto con sueldo, el club conserva el conocimiento y la memoria de la organización, que no se pierden cada año cuando cambian las juntas voluntarias.

Y hay un detalle muy bonito: varios clubes en el mundo han convertido este puesto en una herramienta de ayuda social. Por ejemplo, en clubes de Kolkata (India), han contratado a propósito como secretarias ejecutivas a mujeres de sectores vulnerables o a jóvenes profesionales. Así ganan todos: el club obtiene una buena administración, y la persona contratada consigue un ingreso digno, aprende habilidades valiosas, encuentra un propósito y entra en contacto con una red de personas que la ayuda a crecer.

Como los dos cargos trabajan juntos día a día, es fácil confundirlos. Pero las diferencias entre ellos son grandes y muy importantes. Aquí están las cinco principales:

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6.1. Una paradoja con la tecnología

Hay un punto que confunde mucho: el acceso a la tecnología. Para que el Secretario Ejecutivo pueda ayudar de verdad, Rotary International le da exactamente el mismo nivel de acceso y permisos que al secretario oficial en la plataforma Mi Rotary.

Esto significa que, dentro del sistema, el Secretario Ejecutivo puede agregar prospectos, dar de baja a socios morosos, registrar la nueva junta, ver el historial de socios y hasta pagar la factura del club con la tarjeta corporativa.

Por esta razón, los manuales de Rotary aconsejan con claridad que no tiene ningún sentido que una misma persona (el secretario oficial) se ponga a sí misma, además, el título de Secretario Ejecutivo en la web: no gana nada con eso. Eso sí, si un club no tiene presupuesto o no quiere crear un Secretario Ejecutivo formal, puede usar esa categoría del sistema para darle a otro socio voluntario esos amplios permisos y que ayude al secretario principal con la parte digital.

Por último, un consejo humano: el secretario oficial debe saber poner límites sanos y no cargar con el trabajo de todos los comités hasta convertirse en un «hace de todo». Para eso está el Secretario Ejecutivo (o los subcomités): para repartir la carga y evitar el agotamiento que tantas veces sufre quien trabaja como voluntario.

Si la secretaría es la parte legal del club, la tesorería es la que asegura que el club sobreviva económicamente. La misión del tesorero es cuidar el dinero, manteniendo al club solvente para que haya fondos tanto para funcionar como para los proyectos de servicio y las donaciones a La Fundación Rotaria.

7.1. Cobrar, administrar y cuidar el dinero

El trabajo del tesorero empieza el 1 de julio, con la tarea de cumplir el presupuesto que la directiva aprobó el año anterior. Su labor diaria más exigente es cobrar a tiempo. El dinero del club viene de varias fuentes: las cuotas del club (anuales o trimestrales), las cuotas del distrito, las cuotas hacia Rotary International, las tarifas de ingreso de los socios nuevos y otros ingresos como multas internas, rifas o el pago de las comidas semanales.

Para evitar errores, el tesorero debe llevar una contabilidad ordenada (de preferencia con un programa contable confiable), emitir facturas claras, procesar los pagos y dar recibo de cada cuota y donación.

Hay una regla de oro que no se negocia: separar siempre los fondos. El tesorero debe tener, como mínimo, dos cuentas bancarias separadas, sin mezclar el dinero entre ellas:

• La cuenta administrativa: se nutre de las cuotas de los socios y sirve para pagar el alquiler, los materiales, la tecnología y los cargos de RI.
• Las cuentas de actividades o fondos caritativos: se nutren de donaciones y de eventos para recaudar fondos. Ese dinero es para la comunidad y los beneficiarios (becas, ayuda humanitaria, etc.); mezclarlo con el dinero del funcionamiento del club es una falta ética grave.

7.2. Pagar a tiempo a Rotary International

La tarea más delicada del tesorero —y la que, si se descuida, puede llevar incluso a la desaparición del club— es pagar puntualmente lo que se le debe a Rotary International.

Como vimos, según los datos que registra el secretario, RI envía la «factura del club» a mediados de enero y a mediados de julio. Esa factura incluye tres cosas:

• La cuota base por socio: la fija el Consejo de Legislación (el «parlamento» de Rotary) cada tres años. Por ejemplo, en un ajuste reciente pasó de 34,00 a 34,50 y luego a 35,50 dólares por semestre por cada socio activo.
• Cuotas proporcionales: lo que corresponde a los socios que entraron a mitad del semestre, contando solo los meses completos.
• Suscripciones y otros cargos: el pago obligatorio de la suscripción de cada socio a la revista oficial de Rotary (The Rotarian o su versión regional), más el fondo para financiar las reuniones del Consejo de Legislación.

Si un club no paga completo lo que debe, se aplica un proceso de sanciones por etapas, cada vez más serio:

• Suspensión de servicios: el club pierde de inmediato el derecho a participar en convenciones y a recibir subvenciones o ayuda de RI.
• Pérdida de la carta constitutiva: si la deuda pasa de 250 dólares y transcurren seis meses sin pagar, la Junta Directiva de RI cancela el club y lo disuelve oficialmente.
• Condiciones para volver: el club tiene entre 90 y 365 días para pedir su readmisión, pero debe pagar toda la deuda anterior más una multa de 10 dólares por cada socio activo.

7.3. Bajas por falta de pago e impuestos

Para proteger las finanzas del club, el reglamento le da al tesorero y a la directiva herramientas firmes frente a los socios que no pagan. Si un socio no paga sus cuotas dentro de los 30 días posteriores al vencimiento, el secretario le envía un aviso formal por escrito. Si pasan otros 10 días de gracia y sigue sin pagar, la Junta puede darlo de baja. Es una medida dura, pero necesaria, para que el club no tenga que pagar a RI la cuota de alguien que ya no aporta nada.

Además, según el país y el tipo de organización (por ejemplo, una entidad 501(c)(3) en Estados Unidos, o una asociación civil sin fines de lucro en América Latina), el tesorero es el responsable de preparar y presentar las declaraciones de impuestos. Así el club conserva sus beneficios fiscales y cumple con las leyes contra el lavado de dinero y de transparencia.

7.4. El puente con La Fundación Rotaria

El papel del tesorero va más allá de las cuentas internas cuando se conecta con La Fundación Rotaria (The Rotary Foundation, TRF). El tesorero es el canal oficial para reunir, procesar y enviar las donaciones —tanto del club como de los socios— a los distintos fondos de la TRF.

Al hacer estos envíos (que siempre deben ir a nombre de «The Rotary Foundation» y nunca de «Rotary International»), el tesorero debe usar los formularios correctos, como el Formulario de Contribución Global o el de Aportaciones Múltiples. Llenarlos bien es clave: define a qué fondo va el dinero (por ejemplo, el Fondo PolioPlus o el Fondo Anual-SHARE) y asegura que cada donante acumule bien sus puntos para alcanzar distinciones como el reconocimiento Socio Paul Harris (Paul Harris Fellow) y reciba sus comprobantes para deducir impuestos.

Visto todo lo anterior, queda claro que ningún cargo puede funcionar solo. Por eso Rotary adoptó el «Plan de Liderazgo del Club» (Be a Vibrant Club), una forma de trabajar que busca romper la idea de que cada quien trabaja por su lado y, en cambio, fomentar el trabajo en equipo a través de comités conectados entre sí.

El club funciona bien cuando los cargos dependen unos de otros y se apoyan:

• Presidente y secretario: el presidente marca el rumbo y la agenda; el secretario lo respalda enviando las convocatorias y levantando las actas que convierten las ideas en decisiones. Juntos revisan los datos de Rotary Club Central para mejorar la retención de socios.
• Secretario y tesorero: es el enlace más delicado. El secretario debe registrar las altas y bajas de socios antes del cierre de cada semestre. Si no lo hace a tiempo, RI emitirá una factura más alta de lo que debería y el tesorero verá afectado el presupuesto.
• Tesorero y presidente: el tesorero es la brújula financiera y el contrapeso a las ganas de hacer proyectos del presidente. Juntos deben revisar bien el presupuesto antes de aprobar gastos grandes.
• El secretario ejecutivo como amortiguador: al encargarse de la logística, de los proveedores y de las bases de datos, evita que la operación colapse y que los voluntarios se agoten, dejando a los directivos libres para concentrarse en el liderazgo y los proyectos.

Para que las reuniones tengan orden y solemnidad, el club suele apoyarse también en otros cargos. Uno de ellos es el Macero (Sergeant-at-Arms). Aunque no maneja papeleo, es el encargado del protocolo, de la disciplina durante los debates, de recibir a las autoridades y de controlar el tiempo en las reuniones. En pocas palabras, cuida el buen ambiente del que depende todo el equipo.

La fortaleza de un club rotario y su capacidad de durar y ayudar a la comunidad no son cosa de suerte: vienen de cómo está organizado. El modelo de Rotary está pensado a propósito para no depender de una sola persona «salvadora», sino de un trabajo en equipo, repartido en funciones bien definidas.

El reparto del trabajo es claro:

• La presidencia marca el rumbo, conecta las metas del club con las del mundo rotario y asume la máxima responsabilidad.
• La vicepresidencia es la red de seguridad ante cualquier imprevisto y, a la vez, la cantera del futuro presidente.
• La secretaría es la guardiana legal y de los registros; su precisión hace que el club exista oficialmente ante Rotary.
• La tesorería, con sus cuentas separadas y su transparencia, mantiene sano el dinero del club y alimenta el apoyo a La Fundación Rotaria.
• La secretaría ejecutiva es la solución moderna para los clubes que crecen: permite contratar apoyo pagado y profesional sin perder el espíritu voluntario.

Al final, lo que decide si un club se estanca o prospera es esto: que cada cargo entienda bien su papel y que todos se comuniquen con claridad y confianza. Cuando eso ocurre, el club no solo sobrevive: crece, se mantiene sano y transforma a su comunidad y al mundo.