El club rotario

Existe una imagen sencilla que ayuda a situar al club dentro de la organización mundial. Si se considera que Rotary International es el cuerpo y que los socios son las células, entonces el club rotario es el órgano: la estructura viva a través de la cual se promueve el programa rotario y se alcanza el Objetivo de Rotary.

Un club rotario es una organización de líderes profesionales y empresariales que ejercen sus actividades en una comunidad determinada, con el doble propósito de fomentar el compañerismo y prestar servicio. Cada club cuenta con un presidente y una junta directiva, elegidos anualmente, y goza de amplia autonomía para organizarse conforme a sus propios estatutos y reglamento, siempre dentro del marco de los documentos estatutarios de Rotary International.

La finalidad de los clubes rotarios

El Manual de Procedimiento establece con claridad qué se espera de todo club rotario. Sus propósitos son cinco:

• Impulsar el Objetivo de Rotary como base de toda su labor.
• Desarrollar proyectos de servicio exitosos sobre la base de las Cinco Avenidas de Servicio.
• Contribuir al avance de Rotary mediante el fortalecimiento de la membresía.
• Apoyar a La Fundación Rotaria con contribuciones económicas y participación en sus programas.
• Formar líderes capaces de servir a Rotary más allá del ámbito del club.

El principio de las clasificaciones nace con Rotary y lo distingue de otras organizaciones similares. Consiste en agrupar a los socios en función de su profesión, ocupación o servicio a la comunidad, de modo que el club constituya —en su composición social— un verdadero corte transversal de la sociedad en la que se desenvuelve. Fue un pilar de la estructura rotaria desde la primera reunión y sigue siendo la base de las normas de afiliación.

Una clasificación describe la actividad principal y reconocida de la firma, empresa o institución del socio, su ocupación empresarial o profesional, o la índole del servicio cívico que presta a la comunidad. Un detalle importante: la clasificación pertenece al club, y el socio la recibe en préstamo. Por eso se denomina según la actividad o el servicio, y no según el cargo de la persona (por ejemplo: Medicina, no «médico»; Abogacía, no «abogado»; Banca, no «bancario»).

«A todo socio activo se le clasificará de acuerdo con su negocio, profesión, ocupación o servicio cívico a la comunidad.»

— Estatutos prescritos a los clubes rotarios, Artículo 9

Los límites de una clasificación

En sus orígenes, dentro de un club solo podía existir un representante por cada clasificación. Con el tiempo, la norma se flexibilizó. Hoy pueden coexistir hasta cinco socios de una misma clasificación; y en los clubes con más de cincuenta socios, los socios de una misma clasificación pueden llegar hasta el 10 % de los socios activos. Los socios jubilados no se computan en esa cifra, y la clasificación de un ex socio, de un rotaractiano o de un ex becario no se considera impedimento para incorporarlo, aun cuando en ese momento se superen los límites establecidos.

Membresía diversa

El propio Artículo 9 subraya que los socios deben ser representativos de las empresas, profesiones, ocupaciones y organizaciones cívicas de la comunidad, tanto en términos de edad como de género y diversidad étnica. La clasificación, así entendida, no es un mero requisito administrativo: es la garantía de que el club refleje la riqueza de su entorno.

Ventajas del sistema de clasificaciones

La clasificación de los socios reporta beneficios concretos a la vida del club:

• Diversidad y representación. Un amplio espectro de oficios enriquece las discusiones y aporta variedad de perspectivas a los proyectos.
• Enfoque en el servicio. Vincula a cada socio con su área de conocimiento y con las necesidades de la comunidad, lo que facilita identificar proyectos que aprovechen sus habilidades y contactos.
• Fortalecimiento de las relaciones profesionales. Propicia la creación de redes y el intercambio de conocimientos entre los socios.
• Planificación estratégica de proyectos. Conocer las clasificaciones permite asignar tareas a quienes poseen las destrezas adecuadas y lograr un mayor impacto.
• Identidad del club. Una membresía diversa y orientada al servicio define la identidad del club y lo hace más atractivo para nuevos socios.
• Prevención de conflictos de intereses. El equilibrio entre sectores reduce el riesgo de que uno solo domine las decisiones del club.

Los socios son el activo más importante de un club rotario. Por ello Rotary dedica especial cuidado a la calidad de las personas que nutren sus filas: es imprescindible crecer y retener socios, pero siempre con responsabilidad, sin sacrificar la calidad de los verdaderos rotarios.

Requisitos de admisión

Para ser socio de un club rotario se requiere tratarse de una persona adulta que goce de buena reputación, posea integridad y condiciones de liderazgo, tenga buena reputación en sus negocios, profesión o comunidad, y esté dispuesta a servir en su localidad o en el mundo entero. Asimismo, debe tener su lugar de trabajo o residencia en la localidad del club o en el área circundante. Un socio que se mude fuera de esos límites podrá conservar su afiliación, con autorización de la junta directiva, siempre que siga cumpliendo todos los requisitos.

Las dos clases de socio

Los estatutos contemplan dos categorías de socio:

• Socio activo. Es quien ocupa una clasificación en el club de acuerdo con su negocio o profesión, y asume todos los deberes, responsabilidades y privilegios que disponen las normas rotarias. Los socios activos se denominan rotarios y tienen derecho a usar el emblema de Rotary.
• Socio honorario. Es la más alta distinción que un club otorga a una persona. Se concede en casos excepcionales, por servicios meritorios en la promoción de los ideales de Rotary. La decisión corresponde a la junta directiva y su duración es de un año. El socio honorario no paga cuotas ni tiene obligación de asistencia, y no ocupa clasificación.

Procedimiento recomendado para incorporar a un nuevo socio

La captación de socios es responsabilidad de todos. El procedimiento recomendado sigue estos pasos:

• Mantener al día un estudio de clasificaciones ocupadas y vacantes.
• Pensar en una persona que pueda llenar una clasificación vacante —un amigo, familiar o relacionado— de buena reputación y con vocación de servicio.
• Presentar su nombre al club a través del Comité de Desarrollo del Cuadro Social, que lo hará circular para verificar que no exista objeción, conforme al reglamento del club.
• Si no hay objeciones, invitar a la persona a las reuniones, explicarle sus deberes y obligaciones, involucrar a su cónyuge e invitarla a conocer los proyectos de servicio, brindándole suficiente instrucción rotaria.
• Si se siente a gusto, invitarla a formar parte del club y celebrar una ceremonia especial de ingreso, en la que el proponente actúa como padrino.
• Es responsabilidad de todo el club inducir al nuevo socio, dándole participación inmediata en las actividades.

El organismo rector y administrativo de un club rotario es su junta directiva. En los clubes que poseen personería jurídica, la autoridad máxima es la Asamblea del Club: en la primera quincena de diciembre se convoca una asamblea eleccionaria para elegir a los futuros funcionarios.

La junta directiva

Las autoridades que componen la directiva varían según los estatutos y el reglamento que cada club adopte, pero obligatoriamente deben incluir a los siguientes funcionarios:

• Presidente. Preside todas las reuniones del club y de la directiva.
• Ex presidente inmediato. Actúa como miembro de la junta directiva.
• Presidente electo. Se prepara para asumir su mandato futuro y funciona como miembro activo de la directiva.
• Secretario. Mantiene al día los registros de membresía y de asistencia de los socios.
• Tesorero. Supervisa los fondos del club y rinde cuentas anualmente sobre su uso.

Además de estos cargos mínimos, la estructura del club puede integrar otros funcionarios que la complementan:

• Vicepresidente (o vicepresidentes). Presiden las reuniones del club y de la directiva en ausencia del presidente.
• Macero (maestro de ceremonias). Responsable de mantener el orden durante las reuniones. Según el reglamento, puede o no ser miembro de la directiva.
• Directores. Forman parte del cuerpo administrativo; su deber principal es asistir a las reuniones del club y de la directiva.
• Presidente propuesto. A discreción del club, también puede integrarse a la directiva.
• Director de comunicaciones. Cargo propio de los modelos digitales —como el Rotary e-Club de Puerto Rico y Las Américas—, encargado de preparar el salón virtual para las reuniones.

Atribuciones de la directiva

Al actuar de forma conjunta como junta directiva, sus integrantes asumen responsabilidades administrativas y de liderazgo:

• Ejercer la autoridad general sobre todos los funcionarios y comités del club.
• Tomar decisiones definitivas sobre los asuntos del club, las cuales rigen a menos que se apele ante la totalidad de los socios.
• Declarar vacante cualquier puesto directivo o de comité cuando exista causa justificada.
• Mantener su condición de socios activos y estar al día en todas sus obligaciones con el club.

Las Cinco Avenidas de Servicio constituyen el marco de referencia filosófico y práctico de la labor de todo club rotario. Están basadas en el Objetivo de Rotary y representan la piedra angular sobre la cual se desarrolla el trabajo de los clubes.

¿Quién lidera las Avenidas de Servicio?

Los estatutos no establecen la figura de un «presidente de avenida» como cargo directivo. El trabajo práctico se canaliza a través de los comités del club —en especial el Comité de Proyectos de Servicio— y recae en las siguientes figuras:

• Presidente del comité. Responsable de conducir las reuniones del comité, coordinar la labor de sus miembros y rendir informes ante la junta directiva.
• Directores de proyecto. Encargados de proponer cada iniciativa por escrito, definiendo qué se hará, cómo, dónde, cuándo y con qué recursos. Quien desee sumarse a una iniciativa debe coordinarse con su director.
• Presidente del club. Miembro ex oficio de todos los comités, con los mismos privilegios que los demás para participar y apoyar la labor del club.

La Directiva de Rotary International recomienda a los clubes la implementación del Plan de Liderazgo del Club, un andamiaje administrativo inspirado en las mejores prácticas para acrecentar la eficacia de los clubes rotarios. Su objetivo es simplificar la estructura administrativa y dar continuidad a la gestión de un año al siguiente.

Los cinco comités permanentes

El plan recomienda el nombramiento de cinco comités permanentes, orientados a cumplir las metas anuales del club:

• Cuadro Social. Desarrolla e implementa un plan para la captación y la retención de socios.
• Relaciones Públicas. Da a conocer las actividades del club y proyecta una imagen pública positiva de Rotary.
• Administración del Club. Atiende las actividades vinculadas al funcionamiento eficaz del club. El secretario, el tesorero y el macero son parte integrante de este comité.
• Proyectos de Servicio. Planifica y ejecuta los proyectos —locales e internacionales— sobre la base de las Avenidas de Servicio.
• La Fundación Rotaria. Promueve la participación en los programas y las contribuciones a La Fundación Rotaria.

No confundir con otros planes

Conviene distinguir el Plan de Liderazgo del Club de otros instrumentos afines dentro de la estructura de Rotary:

• Plan de Liderazgo Distrital. Instrumento del ámbito del distrito; entre otras cosas, dio origen a la figura de los asistentes del gobernador.
• Plan Estratégico de Rotary International. A escala global, la organización se rige por un plan estratégico que la Directiva de RI adopta y supervisa.

Los clubes constituyen la piedra angular de Rotary, pues es en su seno donde se efectúa la labor más significativa. Para considerarse eficaz, un club debe trabajar en las Avenidas de Servicio, implementar el Plan de Liderazgo del Club y, en particular, cumplir con cuatro premisas fundamentales:

• Mantener y aumentar su cuadro social.
• Implementar proyectos de servicio eficaces que beneficien a su comunidad y a comunidades de otros países.
• Apoyar a La Fundación Rotaria mediante contribuciones y participación en sus programas.
• Capacitar a sus líderes para servir a Rotary más allá del ámbito del club.

Mejores prácticas para los clubes dinámicos

La experiencia rotaria ha decantado un conjunto de prácticas que dinamizan la vida del club:

• Trazar un plan a largo plazo que propicie la participación dinámica en el club.
• Fijar metas anuales en consonancia con ese plan a largo plazo.
• Organizar asambleas de club en las que se dé participación e información a los socios.
• Asegurar la comunicación fluida entre el presidente, la directiva, los presidentes de comité, los socios, el gobernador y sus asistentes.
• Propiciar la continuidad en el liderazgo, planificando la sucesión y la formación de futuros líderes.
• Enmendar el reglamento del club conforme al esquema vigente.
• Fomentar el compañerismo mediante eventos sociales.
• Garantizar que todo socio participe directamente en un proyecto o función del club.
• Ofrecer formación permanente a los socios.
• Establecer los comités que satisfagan las necesidades del club.

No todos los clubes rotarios se reúnen del mismo modo. Junto al club tradicional que se congrega en persona, Rotary reconoce otras modalidades que amplían las posibilidades de participación.

Los ciberclubes (e-clubs)

Los ciberclubes se reúnen en línea y no de forma presencial. Funcionan igual que los clubes tradicionales: se disfruta del compañerismo, se ejecutan proyectos de servicio y se realizan actividades de recaudación de fondos. Gozan de todos los derechos, privilegios y obligaciones característicos de la membresía en Rotary International. El Rotary e-Club de Puerto Rico y Las Américas es un ejemplo de esta modalidad, que exige a sus socios contar con los medios electrónicos y los conocimientos necesarios para participar con fluidez en las videoconferencias.

Los clubes satélite

Los clubes satélite funcionan como un club dentro de otro club. Sus socios son, a la vez, socios del club patrocinador; se reúnen por separado, pero operan de acuerdo con las reglas de un club tradicional. Constituyen una vía flexible para hacer crecer la membresía y llegar a nuevos grupos de la comunidad.

Al afiliarse a un club rotario, el socio asume una serie de responsabilidades de carácter administrativo, financiero, ético y de servicio. La retribución que recibe depende, en buena medida, de su grado de dedicación personal a la organización.

1. Asistencia y participación activa

• Asistencia a las reuniones. Se considera presente al socio que permanezca al menos el 60 % del tiempo de la reunión (los detalles se amplían en la sección 10).
• Participación en el servicio. Se espera que el socio se involucre activa y directamente en los proyectos, las funciones del club y las actividades comunitarias.
• Requisitos tecnológicos (e-clubs). En los ciberclubes, el socio debe contar con los medios electrónicos y los conocimientos necesarios para participar en las videoconferencias.

2. Obligaciones financieras

• Pago de cuotas. Todo socio debe abonar las cuotas ordinarias del club y las cuotas per cápita de Rotary International y del distrito dentro de los plazos establecidos. El impago tras el tiempo estipulado puede acarrear la baja, a criterio de la directiva.
• Suscripción a la revista oficial. Mientras dure la afiliación, es obligatorio suscribirse a la revista oficial de Rotary o a una revista regional aprobada por la Directiva de RI.

3. Conducta ética y profesional

• Elevadas normas de ética. Se espera que el rotario ponga en práctica el ideal de servicio —«Dar de sí antes de pensar en sí»— en su vida privada, pública y profesional, y que dignifique su ocupación como una oportunidad de servir.
• Aplicación de talentos. El socio aporta sus competencias y destrezas profesionales a los proyectos del club para atender las necesidades de la comunidad.
• La Prueba Cuádruple. Guía de conducta rotaria por excelencia (se desarrolla en la sección 11).

4. Cumplimiento normativo y compromiso

• Adopción de estatutos y reglamento. Al pagar sus cuotas, el socio se compromete a cumplir los estatutos y el reglamento del club, esté o no en posesión de una copia impresa.
• Salvaguarda de menores. Rotary se compromete a mantener un ambiente de máxima seguridad para los niños y jóvenes que participan en sus actividades. Todo socio tiene la responsabilidad de prevenir cualquier tipo de acoso o abuso físico, sexual o emocional.

La reunión del club es el suceso que, decisivamente, ha mantenido vivo el espíritu y la obra de Rotary. Es el ámbito que facilita la práctica del compañerismo, del cual deriva la amistad, que a su vez se constituye en el medio para alcanzar el servicio. De la calidad de las reuniones depende, en gran medida, que se incorporen nuevos socios y que permanezcan los que ya lo son.

¿Cuándo puede suspenderse una reunión?

Por su importancia para la subsistencia de la obra rotaria, las reuniones, por regla general, nunca deben suspenderse, salvo contadas excepciones: si la fecha cae en día festivo; en caso de fallecimiento de un socio; ante una epidemia o desastre que afecte a la comunidad; ante un conflicto armado que ponga en peligro la vida de los socios; o por otras causas, hasta un máximo de cuatro reuniones por año rotario y no más de tres consecutivas. Toda suspensión debe notificarse debidamente a los socios.

La regla de asistencia

La asistencia regular es una de las principales obligaciones del rotario. Con carácter general, todo socio (salvo los honorarios) debe asistir al menos al 50 % de las reuniones, y de ellas, al menos el 30 % en su propio club durante el semestre. La asistencia se computa cuando el socio permanece al menos el 60 % del tiempo de la reunión. Los gobernadores y sus asistentes están eximidos de esta obligación.

Compensación de ausencias

La ausencia se considera compensada si, dentro de los 14 días anteriores o posteriores a la reunión, el socio:

• Asiste a la reunión de otro club rotario —incluido un club provisional o un ciberclub— en cualquier parte del mundo.
• Asiste a una reunión de Rotaract, Interact, un Grupo de Fomento de la Comunidad o una Agrupación de Rotary.
• Asiste a una Convención, Asamblea Internacional, Instituto de RI, Consejo de Legislación, o a una asamblea o conferencia del distrito.
• Participa en funciones relacionadas con proyectos de servicio autorizados por la junta directiva.
• Se encuentra viajando en cumplimiento de una misión oficial de RI a la hora de la reunión.

Justificación de ausencias

La junta directiva puede justificar y dispensar la ausencia de un socio por motivos que considere buenos y suficientes. Existe además la «regla de los 85 años»: se dispensa de la obligación de asistir al socio cuya suma de edad y años de afiliación alcance 85 o más, siempre que haya sido rotario durante al menos 20 años y lo haya comunicado por escrito al secretario, con la aprobación de la directiva.

Entre los principios rectores de Rotary, la Prueba Cuádruple ocupa un lugar destacado. Fue instituida en 1932 por Herbert J. Taylor —quien más tarde llegaría a presidente de Rotary International— como un patrón sencillo para evaluar la rectitud de las decisiones. Es un criterio ético que todo socio aplica a lo que piensa, dice o hace.

De lo que se piensa, se dice o se hace:

1.º ¿Es la verdad?

2.º ¿Es equitativo para todos los interesados?

3.º ¿Creará buena voluntad y mejores amistades?

4.º ¿Será beneficioso para todos los interesados?

— La Prueba Cuádruple de Rotary (Herbert J. Taylor, 1932)

Los lemas de Rotary

La conducta rotaria se sintetiza también en sus dos lemas oficiales. El lema principal, «Dar de sí antes de pensar en sí», resume el ideal de servicio; el segundo, «Se beneficia más quien mejor sirve», recuerda que el servicio a los demás enriquece a quien lo presta.

Aunque no constituyen un comité oficial en la estructura de Rotary, los comités de cónyuges y familiares prestan, en todo el mundo, importantes servicios para llevar a cabo la obra rotaria. Están integrados por los cónyuges y familiares de los socios, y su labor complementa y potencia la actividad del club.

Estos comités realizan un trabajo extraordinario a favor del club en su conjunto, y merecen todo el apoyo posible para continuar su labor. Involucrar a la familia en la vida del club es, además, una de las estrategias más eficaces para retener a los socios y transmitir los valores rotarios de una generación a la siguiente.